Se procura que los programas y proyectos de VcM tengan las siguientes características:

a) Detección y priorización de las necesidades desde y con el medio externo, estableciendo relaciones de confianza y de mediano y largo plazo con los actores del entorno significativo, para satisfacer necesidades o requerimientos del entorno relevante.

b) Selección y/o implementación de las posibles soluciones del programa o proyecto, a través de un proceso colaborativo con el medio externo.

c) Evaluación del logro de los objetivos explicitados en el programa o proyecto y su impacto interno y externo.

d) Difusión y generación de diálogo en torno a los resultados logrados, buscando ser un referente en los territorios en los que interactúa.

e) Incorporación de los aprendizajes en el nuevo ciclo de planes en las tres funciones misionales.

Los principales instrumentos asociados a esta política son:

a) Proyectos estratégicos, planes de desarrollo, planes de sede y planes de los Centros de Investigación Aplicada e Innovación 

Son instrumentos de la planificación estratégica institucional que permiten la formulación de programas o proyectos de vinculación con el medio consistentes con la estrategia institucional y con esta política. Su control y seguimiento, semestral, apunta al logro de objetivos estratégicos y metas comprometidas para cada uno de los indicadores de desempeño definidos, con indicación de responsables y recursos.

• Programas: Son parte de los Planes de Desarrollo de las Facultades y están constituidos por un conjunto de proyectos que pueden ser ejecutados de manera secuencial o paralela. Están orientados al logro de impacto en el largo plazo, aportando desde la disciplina a la resolución de uno o varios problemas o a crear oportunidades en un entorno relevante. 

• Proyectos:  Están constituidos por un conjunto de actividades planificadas desde la Facultad e implementadas en los territorios. Son más específicos que los programas y están orientados al logro de resultados en el corto y mediano plazo, aportando desde la disciplina y el territorio a la resolución de los problemas o a la creación de oportunidades establecidas en los programas.

• Iniciativas: Se entenderá como aquellas actividades categorizadas en una de las líneas de acción de la vinculación con el medio y que pueden corresponder o no a un entorno relevante y no forman parte de un programa. Están orientadas al logro de resultados de proceso.

b) Sistema de Gestión del Desempeño (SGD)

Anualmente se definen metas específicas para cada grupo de cargos, alineadas al Plan Estratégico Institucional (PEI). Se elaboran informes mensuales que permiten monitorear el avance por cada uno de los niveles en el cumplimiento de las metas.

d) Planes de mejora de carreras y programas de postgrado

A través de una metodología diseñada por la UST, que tiene como base los criterios de evaluación de carreras y programas (genéricos y específicos), definidos por la CNA, se realiza periódicamente –con y sin fines de acreditación– un análisis interno y externo, así como una evaluación integrada de distintos elementos de carreras y programas, con el propósito de identificar fortalezas y debilidades. Estas últimas son atendidas a través del Plan de Desarrollo de las Facultades, y/o de un plan de mejoramiento específico, con indicación de responsables y recursos. El seguimiento de estos planes de mejora es anual.

e) Plataforma de VcM

Sistema integrado de acciones y productos que busca estandarizar y, de este modo, garantizar el registro, seguimiento y evaluación de las iniciativas y procesos de la dimensión de vinculación con el medio. Es un sistema de registro en el que las Facultades, Centros, sedes y carreras registran los programas, proyectos y/o iniciativas de vinculación con el medio, siguiendo la planificación de los planes de desarrollo y de sede. Esta plataforma permite la consolidación de todas las iniciativas institucionales y posibilita la medición de indicadores.

f) Plan Anual de Vinculación con el Medio

Instancia formal de planificación de la Dirección de Vinculación con el Medio, la cual permite establecer los temas prioritarios de trabajo con sus respectivas acciones y responsables, generando instancias de seguimiento y evaluación de lo realizado por el área.

g) Matriz de indicadores

Es un conjunto de indicadores cualitativos y cuantitativos que permiten evaluar sistemáticamente el logro de los objetivos y metas propuestas en VcM.

h) Matriz RACI

Matriz de asignación de responsabilidades de las distintas unidades académicas que tendrán un rol en el quehacer de la vinculación con el medio, para su correcto desarrollo a nivel institucional.

i) Normativa

Conjunto de manuales con normas y procedimientos complementarios a la Política de Vinculación con el Medio.